Auxiliar administrativo: entenda a função desse profissional

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O auxiliar administrativo é o profissional que presta suporte na gestão das empresas, auxiliando principalmente gestores de finanças, de logística, de pessoal e da área operacional na realização de atividades de controle e emissão de documentos. A grande vantagem dessa profissão é que, sendo uma atividade de nível médio e com menor exigência de experiência em relação a outras áreas, torna-se a porta mais larga para ingressar em uma grande empresa (não é incomum encontrar supervisores e gerentes que começaram sua carreira como auxiliar administrativo).

Vamos entender mais sobre a descrição do cargo, salários, o que as empresas querem encontrar nos candidatos a essas vagas (em seus processos seletivos) e como utilizar esse cargo como marco inicial para alavancar sua carreira!

O grau de escolaridade e os cursos exigidos

Em tese, o mercado de trabalho exige do auxiliar administrativo apenas nível médio. Entretanto, com o agravamento da crise econômica, tem sido cada vez mais comum ver estudantes universitários candidatando-se a vagas para esse cargo, cientes da possibilidade de promoção futura (em função de sua maior qualificação).

Para se ter uma ideia dessa mudança de perfil, uma pesquisa recente da Catho indicou que 57% dos ocupantes das vagas de auxiliar administrativo têm graduação, sendo que 22% deste montante, em Administração de Empresas.

Dessa maneira, é importante registrar que quem está cursando ensino superior tem muito mais chances de conseguir uma vaga. A promoção também é iminente quando se tem um auxiliar administrativo competente e de qualificação superior ao que o cargo exige. Já ouviu falar que “uma viagem de 10 mil milhas começa com o movimento de um pé?”.

Pois bem. Quando preparação encontra oportunidade, o sucesso é consequência certa.

Outras exigências para o preenchimento desse cargo:

  • bons conhecimentos em informática (pacote Office, trabalho em nuvem, desenvoltura com os sistemas da empresa);
  • bons conhecimentos de gramática e escrita formal (você vai redigir ofícios e memorandos frequentemente);
  • inglês fluente (ou ao menos avançado) é desejável, uma vez que um profissional com essa habilidade pode fazer reserva em hotéis pelo telefone, alterar passagens aéreas, entrar em contato com fornecedores estrangeiros etc.;
  • em algumas empresas, dá-se preferência a profissionais com certificado técnico de auxiliar administrativo (caso o interessado não esteja cursando alguma graduação).

O que faz um auxiliar administrativo

O profissional ocupante desse cargo auxilia na condução de processos operacionais da empresa. Suas atribuições variam muito de acordo com as necessidades do negócio. Entretanto, fazendo uma pesquisa no setor, encontramos algumas responsabilidades comuns ao cargo:

  • preenchimento de formulários;
  • trâmite de correspondências e documentos;
  • recepção de usuários dos serviços da organização;
  • realização de atividades de registros de receitas e contas a pagar;
  • emissão de notas fiscais;
  • elaboração de ofícios e memorandos;
  • serviços auxiliares de controle de estoque (registros em sistemas);
  • elaboração da minuta de relatórios financeiros (que serão posteriormente consolidados pelo departamento contábil);
  • atualização de arquivos e cadastros de informações;
  • atuação no apoio ao setor de pessoal (como entrega de vales, por exemplo);
  • assessoramento de gestores com questões práticas da rotina de trabalho, como responder e-mails, controlar a folha de ponto dos funcionários, preparar documentos, prestar informações ao público etc.

O perfil de um auxiliar administrativo com chances de crescimento

Por lidar com prazos curtos, multiplicidade de ordens de diversos gestores diferentes e montanhas de papéis e arquivos, um auxiliar administrativo deve ter senso de organização e tranquilidade para atuar sob pressão. Mas é justamente a grande responsabilidade que explica por que as promoções nessa área são comuns.

Dessa maneira, para ocupar esse cargo, é necessário ter:

Capacidade de concentração

Você precisa remarcar aquele voo para o diretor da empresa e, mais do que isso, é preciso antes entrar em contato com fornecedores chineses para negociar o fracionamento da carga que chegará de navio ao Porto de Santos, trazendo os insumos que a empresa precisa para atender sua demanda interna. Distrações, em um momento importante como esse, certamente vão resultar em prejuízos à organização. Definitivamente, é necessário ter capacidade de concentração.

Organização e disciplina

São planilhas diversas, inúmeros arquivos físicos e digitais. Perder uma nota fiscal pode resultar em inconsistências contábeis passíveis de multas pesadas à empresa. Já permitir o extravio de atestados médicos ou comprovante de realização de horas extras, por exemplo, vai gerar prejuízo aos colegas (e talvez uma futura ação trabalhista pelos descontos indevidos).

Dinamismo

Você não pode ficar esperando seu gerente lembrá-lo que você tem que fazer o follow-up dos produtos solicitados ao fornecedor: seja proativo e anteveja as necessidades da empresa.

Comunicação

Você vai intermediar processos de diversas áreas da empresa. De certa forma, a organização esperará que você seja um dos elos de ligação entre departamentos, integrando processos sem gerar gaps de comunicação. As dezenas de ligações diárias para solucionar problemas exigem também essa capacidade de comunicação.

Gestão do tempo

As múltiplas tarefas impõem uma habilidade imprescindível: administração do tempo. Exige-se desse profissional alta produtividade, o que significa saber equilibrar o tempo escasso e o volume de tarefas diárias.

Os tipos de auxiliar administrativo

Em geral, o ocupante do cargo é uma espécie de “curinga” na empresa, ou seja, atua auxiliando diversos departamentos. Essa, aliás, é a melhor posição possível, uma vez que dá ao profissional uma visão de 360 graus dos negócios da empresa.

Entretanto, há algumas organizações que centralizam as ações dos auxiliares na circunscrição dos departamentos. Por exemplo:

  • auxiliar administrativo bilíngue: pode atuar como secretário ou na intermediação entre a empresa e agentes estrangeiros;
  • auxiliar administrativo financeiro: lançamento de notas fiscais, registros de passivos, auxílio nas tarefas de faturamento etc.;
  • auxiliar administrativo de pessoal: apoio na emissão da folha de pagamento, controle de ponto, gerenciamento de férias, entrega de vales e outros documentos.

O salário de um auxiliar administrativo

Segundo o guia de profissões da Catho, o salário médio pago pelo mercado a um auxiliar administrativo gira em torno de R$ 1.200,00. Parece pouco? Nem tanto. Se você levar em consideração que se trata do melhor atalho para alcançar postos de maior responsabilidade (como assistente financeiro, supervisor de equipe e gerente administrativo) em grandes empresas brasileiras, perceberá que estamos falando de uma oportunidade incrível a quem está ingressando na universidade e esbarra nas exigências do mercado por longos anos de experiência nas carreiras pretendidas.

A estratégia ideal para quem quer entrar em uma multinacional por meio desse cargo é fazer um curso de graduação em Administração de Empresas, Negócios ou Engenharia de Produção, por exemplo, que vão lapidar competências gerenciais para que você possa alçar cargos diretivos ao longo de sua jornada na empresa.

E aí, o cargo de auxiliar administrativo te interessou? Então descubra agora em que você deve pensar antes de escolher um curso de graduação!

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