Saiba como fazer um planejamento financeiro para festa de formatura

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O tempo que as pessoas passam na faculdade se torna inesquecível, com muita razão. Afinal, com o ingresso ao mundo acadêmico, surgem as exigências das aulas e dos estudos, a ansiedade pelas provas e muitos outros fatos que, agradáveis ou não, marcam uma época de muito empenho. Além disso, felizmente,  também existem os momentos de muita alegria, que são compartilhados com os coletas, e com especial satisfação com aqueles que se tornarão amigos para a vida toda. 

Por isso, o momento em que o estudante se forma é tão importante e merece ser celebrado da melhor forma possível. Sendo assim, para que a festa de formatura ocorra como foi desejada, é preciso fazer um planejamento financeiro muito cuidadoso.

Confira nesse post como sua turma pode se planejar para que tudo saia bem no grande dia!

Planeje tudo com muita antecedência

Um dos grandes erros que uma turma pode cometer é deixar para pensar na formatura no final do curso. Agindo assim, muitas decisões importantes precisam ser tomadas sob pressão, o que pode comprometer o resultado.

Além disso, o prazo se torna muito curto para que todo o dinheiro, necessário para pagar a festa, seja reunido. Assim, é preciso que os estudantes façam desembolsos pesados, o que muitos, às vezes, não suportam.

Para evitar que essas situações ocorram, o planejamento deve começar com muita antecedência. Aliás, turmas organizadas conseguem criar a comissão de formatura já nos primeiros períodos do curso, o que é muito bom.

Quanto maior for o tempo disponível para reunir o dinheiro, menores serão as parcelas que cada um deve pagar, tornando mais fácil formar o caixa para a festa. Ao mesmo tempo, todas as escolhas podem ser feitas com tranquilidade, sendo favorável para a qualidade da festa. 

Crie a comissão de formatura com gente comprometida

Os membros da comissão de formatura devem ser responsáveis e comprometidos com o projeto. Sem isso, as tarefas podem acumular ou recair sobre poucas pessoas, o que não é nada bom. Além do presidente, do tesoureiro e do primeiro e segundo secretários, colegas que queiram trabalhar como assessores também podem ser envolvidos com as atividades, aliviando a carga.

Olhando o aspecto financeiro, é essencial que o tesoureiro seja uma pessoa organizada e capacitada para lidar com dinheiro.

Portanto, para que as finanças da formatura permaneçam saudáveis e para que os gastos aconteçam de maneira racional, os membros da comissão não devem ser escolhidos simplesmente com base nas amizades ou na simpatia pelos candidatos. Em lugar disso, é preciso favorecer a seriedade e a capacidade para trabalhar, que cada um pode apresentar.

Estabeleça as prioridades

Também com bastante antecedência, liste quais são as prioridades para a festa. Para começar, escolha um local onde ela pode acontecer, o padrão do jantar, as bebidas que serão servidas — inclusive a que servirá para o brinde — o tipo de sonorização, se será mecânica ou com banda, e alguns aspectos da decoração.

Em seguida, observe se os preços são compatíveis com as características da turma e priorize aquilo que for realmente essencial, como o local, as comidas e a bebida. Se necessário, opte por custos mais baixos.

Por exemplo, é possível economizar bastante na escolha do salão de festas e na música. Na realidade, não é necessário gastar uma fortuna para fazer uma festa inesquecível.

Pesquise bastante

A pesquisa é sempre uma base muito sólida para a economia. Por isso, para todos os itens que forem definidos para a festa, busque ao menos três orçamentos com fornecedores diferentes e peça para que a precificação de cada item seja apresentada em separado. Também, solicite que o fornecedor apresente um custo total pelo pacote e verifique o que vale mais apena em termos de preço final.

Avalie o local da festa com muito cuidado

Quando fizer os orçamentos, não leve em consideração somente os preços dos locais de eventos. Isso porque uma aparente economia na contratação do espaço pode significar um gasto maior com outros itens.

Por exemplo, existem salões de festas muito grandes que custam menos do que espaços menores. Contudo, o custo de decoração torna-se pesado, o que pode não compensar a diferença de preço. Ao mesmo tempo, há locais que incluem serviços, como de garçons e limpeza, enquanto outros não preveem esses itens. Por isso, é preciso ponderar tudo.

Porém, preste atenção nas economias que não compensam. Alugar um salão de festas sem ar-condicionado, por exemplo, pode ser mais barato. Todavia, dependendo da época do ano em que a festa for realizada, esse conforto pode fazer uma diferença enorme.

Foque em quem realmente importa

Todo mundo gosta de um evento com comidas e bebidas liberadas. Por isso, quando surge uma festa de formatura, também aparecem amigos e parentes de todos os lados. Quem escolhe convidar todo mundo pode levar a festa a um custo exorbitante.

Portanto, convide somente aquelas pessoas que realmente são importantes para você.

Explore o potencial da turma

Na sua turma há pessoas criativas, com habilidades para produzir objetos artesanais e que estão sempre inventando moda? Saiba que elas podem significar uma economia importante para a comissão de formatura, uma vez que elas se disponham a fazer objetos para a decoração e para a animação da festa.

Aquelas plaquinhas engraçadas para fotos, garrafas personalizadas com os nomes dos convidados, porta retratos com as fotografias dos formandos, entre outros itens, são peças simpáticas que qualquer pessoa, com um pouquinho mais de habilidade, pode fazer.

Contrate apenas profissionais para os serviços especializados

Tudo bem que os seus colegas se encarreguem de fazer aqueles itens mais simples. Porém, não caia na tentação de improvisar na contratação de pessoas desqualificadas para exercerem tarefas que exigem preparo, uma vez que, no final das contas, o barato pode sair caro.

Nesse sentido, peça referências dos prestadores. Às vezes, compensa pagar um pouco mais por um serviço qualificado do que contratar algo muito barato e ter dor de cabeça depois.

Afinal, coisas terríveis podem acontecer em uma festa servida por uma equipe de garçons desastrados, por exemplo, ou que seja sonorizada com equipamentos amadores ou que não estejam em boas condições.

Vale destacar que existem empresas especializadas em festas de formatura, que reúnem todos os serviços em um único pacote. Além da comodidade que um único fornecedor oferece, essa contratação centralizada pode também evitar que profissionais não capacitados atuem no evento, o que chega até a compensar alguma diferença de preço um pouco maior.

Preste atenção na idoneidade da empresa

Em todas as contratações, preste muita atenção na idoneidade da empresa prestadora. Não são raros os casos de produtoras de eventos que receberam todo o dinheiro para a realização de uma festa e que simplesmente desapareceram, sem prestar o serviço. 

Com isso, a comissão fica sem o dinheiro e a turma sem festa. 

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